В настоящее время многие бизнес-процессы изменились.
В связи с введением ограничения передвижения, карантинов, закрытием границ, а также объявлением чрезвычайного положения во многих государствах стало фактически невозможно проведение очных собраний, а также обеспечение кворума и присутствия на них акционеров и директоров компаний.
Сейчас как никогда важно обратить внимание на возможности удаленного проведения корпоративных процедур.
Еще в 2015 году в Закон о компаниях Республики Кипр были внесены изменения, позволяющие проводить общие собрания акционеров и собрания директоров с использованием электронных средств связи.
Так, если Уставом компании не предусмотрены какие-либо ограничения, общее собрание, в том числе компании, включенной в листинг регулируемого рынка, может проводиться по конференц-связи или путем применения иных электронных средств связи, с помощью которых присутствующие лица могут одновременно слышать всех других участников, и присутствующие таким образом лица учитываются в целях определения кворума и в любых других целях и будут считаться присутствующими на общем собрании.
В этом случае общее собрание считается проведенным по месту нахождения лица, ведущего протокол соответствующего общего собрания.
Собрание директоров так же, как и собрание акционеров может проводиться, если уставом компании не предусмотрены какие-либо ограничения, по конференц-связи или путем применения иных средств, с помощью которых присутствующие лица могут одновременно слышать всех других участников, и присутствующие таким образом лица учитываются в целях определения кворума и в любых других целях и будут считаться присутствующими на собрании директоров.
Собрание директоров считается проведенным по месту нахождения лица, ведущего протокол соответствующего собрания директоров.
Как мы видим, особенностям дистанционных собраний в законе отведено всего две статьи, в остальном предлагается опираться на общий порядок. Однако тот, кто хоть раз имел опыт организации или хотя бы участия в любом собрании с использованием электронных средств связи, понимает, что полагаться на случай и надеяться на то, что все пройдет так же, как проходило в режиме личного присутствия, конечно, можно, но чревато неприятными сюрпризами вплоть до судебных исков и признания такого собрания несостоявшимся.
О чем же стоит подумать? В первую очередь, организатору собрания необходимо самому четко распланировать сам процесс, а затем четко, ясно и, по возможности, кратко описать регламент участникам, направив им инструкцию. Опыт показывает, что очень полезно высылать напоминания о проведении собрания и дублировать детали технического плана для подключения за час до собрания.
При планировании собрания необходимо учитывать часовые пояса и разницу во времени для участников собрания, находящихся по разные стороны Света. Крайне важно предоставить всем участникам мероприятия информацию, необходимую для того, чтобы попасть на собрание: ссылки, пароли, номер телефона конференц-комнаты, техническими требованиями к связи. Также необходимы четкие инструкции относительно поведения на собрании, в частности:
- будет ли то видеособрание или же возможна только аудиосвязь;
- очередность предоставления слова выступающим;
- выключение / включение микрофона;
- уведомление о том, что собрание будет записано, как долго будет храниться запись собрания.
Всё вышеописанное касается скорее технических аспектов собрания, но цель собрания состоит не в достижении технического совершенства проведения собрания, сколько в обсуждении и согласовании вопросов, вынесенных на повестку собрания, поэтому крайне важно определиться с этой самой повесткой.
Так, в случае если на повестке много вопросов, обсуждение которых потребует большого количества времени, то такое собрание лучше разделить на несколько и разделить их перерывами, ведь, согласитесь, удерживать и фокусировать внимание длительное время довольно сложно. О тайминге также желательно сообщить участникам, это позволит им планировать свое выступление, а также не отвлекаться во время собрания на другие дела.
Главными лицами на собрании являются председатель собрания и секретарь. Очевидно, что между ними необходимо организовать канал связи (например, телефон / Viber / Skype), который позволит решить организационные вопросы, напрямую не вовлекая остальных участников.
IT-специалист – участник, важность которого в наше время сложно переоценить, но легко не заметить так как его работа почти всегда в тени, и вспоминают о нем, лишь когда что-то идет не так. Все трое — председатель, секретарь, IT-специалист – должны иметь возможность легко связываться друг с другом и решать возникающие проблемы незамедлительно.
Как и на любом собрании, очень важно проверить кворум и уточнить причины отсутствия неподключившихся. Роль председателя собрания важна, как никогда – именно он ведет собрание, предоставляет слово, направляет дискуссию и подытоживает сказанное, ведь такой формат собрания обязывает убедиться, что у всех единое видение.
Почему так важно тщательно готовиться к собраниям, ведь все предусмотреть невозможно? Именно потому, что непосредственно во время собрания можно столкнуться с непредвиденными ситуациями, хорошая подготовка позволит сосредоточиться на одной проблеме, а не разрываться еще и на такие мелочи, как, например, ответы на звонки / письма с просьбами продублировать детали для подключения или распределение обязанностей.
Елена Спетсиу
Корпоративный администратор
Корпоративная практика
Корпус Права (Кипр)
Другие статьи по темам
